 | Каким образом хранятся файлы? Какие типы файлов поддерживаются? Каким образом система открывает данные файлы? |
|
Все файлы хранятся в базе данных на сервере. Они доступны из карточки документа FossDoc аналогично вложенным файлам в письмах обычной электронной почты. Поддерживаются все возможные типы файлов. Для открытия файлов FossDoc вызывает те приложения, которые закреплены в Вашей операционной системе за данными типами файлов.
|
| Могу ли я настроить структуру папок для документов по своему усмотрению? |
|
Да. Система позволяет Вам создавать собственные папки для документов и фильтры (виртуальные папки) для них. Вы можете создать виртуальную структуру предприятия (организации) на основе предопределенных шаблонов для папок подразделений.
|
| Каким образом происходит создание документа? |
|
Вы можете создать документ несколькими способами.
Как обычный пользователь или администратор системы, Вы можете создавать документы с помощью клиентского программного обеспечения (FOSS Client, программы поиска документов в FossDoc, Microsoft Outlook или Smart Client). Для этого выберите соответствующую папку и выполните команда «Создать». В результате появится карточка документа, которая является визуальным представлением определенного типа документа. Заполнив в карточке реквизиты и выполнив команду «Сохранить», Вы создаете документ с заданными реквизитами в базе данных системы.
Как разработчик дополнительной функциональности системы, Вы можете создавать документы программно с помощью вызова соответствующих методов сервера приложений FossDoc.
|
| Существует ли возможность ввода документов с помощью сканера? |
|
Да. Интерфейс карточки документа FossDoc позволит Вам выполнять сканирование бумажных документов и включение их в документы FossDoc в виде вложенных файлов.
|
| Как соотносится понятие регистрационной карточки документа, принятое в обычном делопроизводстве, с карточкой документа в FossDoc? Можно ли с помощью FossDoc выводить регистрационные карточки документов на печать? |
|
Карточка документа в FossDoc является как средством взаимодействия с базой данных системы, так и визуальным представлением электронного документа. По сути, это есть виртуальный аналог регистрационной карточки документа, как совокупности данных о документе, принятой в бумажном делопроизводстве. Но в отличие от бумажного делопроизводства, электронная карточка представляет как информацию о документе, так и сам документ, например, в виде вложенного файла. Кроме того, электронная карточка позволяет контролировать ход выполнения работ по документу и многое другое. Вы можете вывести информацию с карточки документа на печать, используя предопределенные шаблоны. Распечатанная карточка FossDoc в строгом смысле и является регистрационной карточкой документа.
|
| Поддерживается ли версионность документов? Если да, то каков механизм ее реализации? |
|
Да FossDoc поддерживает версионность, но не самих документов, а проектов документов. Из проектов в последствии создается сам документ. На этапе проекта документ может проходить несколько стадий согласования. На каждой стадии фиксируется и запоминается текущее состояние проекта документа (его версия), а также замечания и пожелания, которые были высказаны участниками согласования. При желании всегда можно вернуться к более ранней версии проекта. После того, как проект будет подписан, из него создается сам документ. Считается, что сам документ (его содержимое) более меняться не будет, поэтому механизм версионности к нему не применяется.
|
| Как осуществляется коллективный доступ к документам? |
|
Предполагается, что документ может просматривать сколь угодно много пользователей, но редактировать в текущий момент времени – только один. Приоритет за тем пользователем, кто первый открыл карточку данного документа. При взятии документа на редактирование он блокируется от изменений со стороны других пользователей.
|
| Каким образом реализованы права доступа? |
|
Механизм реализации прав доступ очень похож на тот, что используется в Windows 2000. Права доступа применяются к любому объекту системы – будь-то папка, документ или даже вложенный файл.
|
| Возможно ли участие в электронном документообороте сотрудников, у которых нет собственных рабочих мест пользователей системы FossDoc? |
|
Да возможно. Вы можете создать любых пользователей, даже тех, рабочие места которых не подключены к системе. Вы можете назначить определенным пользователям права на работу с документами, предназначенными для других пользователей, в том числе и тех, рабочие места которых не подключены к системе. В системе также реализован механизм делегирования полномочий, необходимый, например, в случаях ухода сотрудников в отпуск, на больничный и пр.
|
| Как выполнять поиск документов? |
|
Для поиска документа в базе данных системы используется отдельное Windows-приложение – программа поиска документов. Даная программа позволяет искать документы по содержимому их полей (реквизитов), вплоть до содержимого вложенных файлов (если это поддерживается СУБД, например MS SQL Server, Oracle). Условия поиска могут быть сколь угодно сложными. Кроме того, существует Web-интерфейс, позволяющий искать документы в базе данных, используя удаленное подключение через Internet/Intranet с помощью стандартного браузера. Ограничениями Web-поиска являются относительно простые условия поиска и невозможность создания новых документов.
|
| Какие требования по квалификации предъявляются к администратору FossDoc? |
|
Знаний в области программирования от администратора не требуется. Достаточен уровень опытного пользователя, знакомого с администрированием (управлением доступом) в Windows.
|
| Каким образом происходит лицензирование системы? |
|
Система лицензируется на количество пользователей, созданных в ней. Например, если в организации работает 10 сотрудников, то Вам потребуется лицензия на 10 пользователей.
|
| Как настроить Систему, чтобы при регистрации входящего письма сразу активизировались команды «Наложить резолюцию» и «Контроль документа»? |
|
Право накладывать резолюцию и право установки исполнения документа на контроль доступны пользователям, которые входят в соответствующие группы. Таким образом, для того чтобы указанные команды были доступны, Вам необходимо добавить пользователя в группы «Право накладывать резолюцию» и «Контроль».
|
| На практике часто возникает ситуация, когда для исполнения какого-либо документа нужно отдать поручения длинной цепочке исполнителей. При этом для закрытия документа понадобится закрывать каждое из этих поручений. Как упростить в подобных случаях процедуру закрытия документа? |
|
Начиная с версии 2.3 вводится новый тип поручения «на исполнение (автоматическое закрытие». Данный вид поручения предполагает, что оно будет закрыто автоматически, после того как исполнитель отчитается по нему. Кроме того, у Вас есть возможность закрыть поручения для всей цепочки исполнителей (и таким образом, обеспечить возможность закрытия документа) с помощью одной команды «Закрыть поручения». Данная команда доступна пользователям, входящим в группу «Право закрытия поручения любых исполнителей». При выполнении команды «Закрыть поручения» появляется диалог, в котором, Вы можете отметить, какие поручения по данному документу следует закрыть.
|
| Возможно ли подписать документ от другого имени? |
|
Понятие «подпись документа» в Системе FossDoc может встретиться в трех возможных ситуациях и, соответственно, возможность подписания документа от другого имени будет зависеть от обстоятельств:
- В Систему вводится электронный аналог некоторого существующего документа (бумажного, электронного и т.д.). Например, создается и регистрируется какое-либо исходящее письмо, которому соответствует реально существующее бумажное письмо, подписанное определенным должностным лицом. В этом случае в поле «Кто подписал» создаваемого документа нужно ввести соотв. информацию. Пользователю предлагается выбрать в данное поле некоторую запись из соотв. справочника лиц, которые могут подписывать документы в Вашей организации. Таким образом, в этой ситуации сам пользователь (вероятнее всего, это работник канцелярии) ответственен за свои действия, когда выбирает лицо, подписавшее документ. Однако, за список лиц в справочнике, отвечает пользователь, который имеет право его изменять, как правило, это администратор Системы.
- Документ подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП). В этом случае за подпись отвечает тот сотрудник, у которого есть соотв. электронный цифровой ключ. Случаи, в которых возможна передача данного ключа другому лицу, оговаривается в его служебных обязанностях.
- Происходит согласование некоторого проекта документа с помощью механизма, предусмотренного в Системе FossDoc (см. Документацию). На последнем этапе согласования проект отправляется на подпись пользователю, у которого есть право подписи (он входит в соотв. группу). На практике возможны ситуации, когда сотрудник, ответственный за подпись, не может своевременно подписать документ (больничный, отпуск, командировка и т.д.). В таком случае право подписи можно передать другому сотруднику. Это можно сделать, введя данного сотрудника в соотв. группу, либо назначив его исполняющим обязанности данного, ответственного за подпись, сотрудника. Сделать сотрудника, исполняющим обязанности другого, можно также с помощью программы администрирования SmartClient (см. Документацию).
|
